ข้อมูล และสารสนเทศ
ข้อมูลหมายถึงอะไร
ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริง หรือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับสิ่งต่าง ๆ เช่น บุคคล สิ่งของ สถานที่ ฯลฯ ข้อมูลเป็นเรื่องเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ข้อมูลต้องถูกต้องแม่นยำ ครบถ้วนขึ้นอยู่กับผู้ดำเนินการที่ให้ความสำคัญของความรวดเร็วของการเก็บข้อมูล
คุณสมบัติของข้อมูล
คุณสมบัติของข้อมูล
1. ความถูกต้อง โครงสร้างข้อมูลที่ออกแบบต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการ ดำเนินงานเพื่อความถูกต้องแม่นยำ
2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาซึ่งข้อมูลต้องให้ทันความ ต้องการของ ผู้ใช้
3. ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นอยู่กับการเก็บรวบ รวมข้อมูลและวิธีการ ต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับที่เหมาะสม
ความชัดเจนและกระทัดรัด
ต้องมีการออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กระทัดรัด ใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลความสอดคล้อง ต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูแลสภาพการใช้ข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ
2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาซึ่งข้อมูลต้องให้ทันความ ต้องการของ ผู้ใช้
3. ความสมบูรณ์ ความสมบูรณ์ของสารสนเทศขึ้นอยู่กับการเก็บรวบ รวมข้อมูลและวิธีการ ต้องสำรวจและสอบถามความต้องการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ในระดับที่เหมาะสม
ความชัดเจนและกระทัดรัด
ต้องมีการออกแบบโครงสร้างข้อมูลให้กระทัดรัด ใช้รหัสหรือย่นย่อข้อมูลความสอดคล้อง ต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูแลสภาพการใช้ข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ
ความหมายของสารสนเทศ
สารสนเทศ (Information) หมายถึง ข่าวสารที่ได้จากการนำ ข้อมูลดิบ (raw data) มาคำนวณทางสถิติหรือประมวลผลอย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งข่าวสารที่ได้ออกมานั้นจะอยู่ในรูปที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันที ในส่วนของ เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) หมายถึงกระบวนการต่างๆ และระบบงานที่ช่วยให้ได้สารสนเทศที่ต้องการโดยจะรวมถึง เครื่องมือและอุปกรณ์ต่างๆ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องใช้สำนักงาน อุปกรณ์คมนาคมต่างๆ รวมทั้งซอฟต์แวร์ทั้งระบบสำเร็จรูปและพัฒนาขึ้นโดยเฉพาะด้าน กระบวนการในการนำอุปกรณ์เครื่องมือต่างๆ ข้างต้นมาใช้งาน รวบรวมข้อมูล จัดเก็บประมวลผล และแสดงผลลัพธ์เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ต่อไป เทคโนโลยีของระบบสารสนเทศในปัจจุบัน ประกอบด้วย
-ระบบประมวลผลข้อมูล (Data Processing System -ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System)
-ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System)
-ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System)
-ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert Systems)
ข้อมูล และสารสนเทศ มีความแตกต่างกันอย่างไร
ความแตกต่างของข้อมูลและสารสนเทศ คำว่า “ข้อมูล” (Data) และ “สารสนเทศ” (Information) นั้นมีความหมายแตกต่างกัน กล่าวคือ “ข้อมูล” หมายถึง ข้อเท็จจริงทั่ว ๆ ไปที่มีอยู่ซึ่งทำการเก็บรวบรวมมาได้ โดยข้อเท็จจริงนี้เป็นบุคคล วัตถุ สิ่งของ เหตุการณ์ หรือสถานที่และข้อมูลดังกล่าวอาจอยู่ในรูปแบบที่เป็นตัวเลข ตัวหนังสือ หรือสถานที่ รูปภาพหรือเสียงก็ได้ สำหรับ “สารสนเทศ” นั้นหมายถึง ข้อมูลที่ได้รับการประมวลผลให้อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้อ้างอิง ดำเนินงาน หรือตัดสินใจอย่างหนึ่งอย่างใด โดยสารสนเทศนี้อาจอยู่ในรูปแบบที่เป็นตัวเลข ตัวหนังสือ รูปภาพ หรือเสียงก็ได้
ข้อมูล การประมวลผล สารสนเทศ เพื่อให้เห็นภาพของข้อมูลและสารสนเทศชัดเจนขึ้น จะขอยกตัวอย่างเรื่อง เกรดเฉลี่ยของนักเรียนในแต่ละภาคเรียน ซึ่งเกรดเฉลี่ยนั้นจะได้จากการนำเกรดในแต่ละวิชาที่นักเรียนลงเรียนมาทำการประมวลผล ดังนั้น ในที่นี้เกรดแต่ละวิชาของนักเรียนจึงเป็น “ข้อมูล”ในขณะที่เกรดเฉลี่ยของนักเรียนเป็น “สารสนเทศ” อย่างไรก็ตามข้อเท็จจริงหนึ่ง ๆ อาจเป็นได้ทั้งข้อมูลและสารสนเทศก็ได้ขึ้นอยู่กับผู้ที่จะใช้ข้อเท็จจริงนั้น ๆ
ข้อมูล การประมวลผล สารสนเทศ เพื่อให้เห็นภาพของข้อมูลและสารสนเทศชัดเจนขึ้น จะขอยกตัวอย่างเรื่อง เกรดเฉลี่ยของนักเรียนในแต่ละภาคเรียน ซึ่งเกรดเฉลี่ยนั้นจะได้จากการนำเกรดในแต่ละวิชาที่นักเรียนลงเรียนมาทำการประมวลผล ดังนั้น ในที่นี้เกรดแต่ละวิชาของนักเรียนจึงเป็น “ข้อมูล”ในขณะที่เกรดเฉลี่ยของนักเรียนเป็น “สารสนเทศ” อย่างไรก็ตามข้อเท็จจริงหนึ่ง ๆ อาจเป็นได้ทั้งข้อมูลและสารสนเทศก็ได้ขึ้นอยู่กับผู้ที่จะใช้ข้อเท็จจริงนั้น ๆ
ยกตัวอย่าง ประกอบ
ข้อมูล (Data)คือ ข้อเท็จจริงที่เราสนใจ ไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือ เหตุการณ์ต่างๆ ซึ่งข้อมูลสามารถหาได้จากแหล่งข้อมูลต่างๆ เช่น โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ วิทยุ คอมพิวเตอร์ หรือสิ่งรอบๆ ตัว
ส่วน สารสนเทศ (Information)หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสม และถูกต้อง จนได้ผลลัพธ์ตรงตามความต้องการ อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ และอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการของผู้ใช้
และการประมวลผล (Process) อาจเกิดจากกิจกรรม ต่อไปนี้
- การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล
- การจัดเรียงข้อมูล
- การสรุปผล
- การคำนวณ
- ฯลฯ
ยกตัวอย่างเช่น เราทราบมาว่า
คะแนนดิบรายวิชา คอมพิวเตอร์ 108 ของนักเรียนชั้นม.5/1 ของโรงเรียนแห่งหนึ่ง จำนวน 20 คน : คะแนนดิบ ที่ว่า ก็คือ "ข้อมูล"
หากเราต้องการทราบว่าแต่ละคนจะได้เกรดอะไรบ้าง ็ก็ต้องนำคะแนนดิบมาคำนวณหาเกรด
การคำนวณหาเกรด ก็คือ "การประมวลผล"
เกรดที่ได้ ก็คือ "สารสนเทศ"
ข้อมูล อาจจะยังเอาไปใช้ประโยชน์ไม่ได้ แต่...
สารสนเทศ สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ เช่น ใช้ในการตัดสินใจ ใช้ในการวางแผน เป็นต้น
ส่วน สารสนเทศ (Information)หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสม และถูกต้อง จนได้ผลลัพธ์ตรงตามความต้องการ อยู่ในรูปแบบที่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ และอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการของผู้ใช้
และการประมวลผล (Process) อาจเกิดจากกิจกรรม ต่อไปนี้
- การจัดแบ่งกลุ่มข้อมูล
- การจัดเรียงข้อมูล
- การสรุปผล
- การคำนวณ
- ฯลฯ
ยกตัวอย่างเช่น เราทราบมาว่า
คะแนนดิบรายวิชา คอมพิวเตอร์ 108 ของนักเรียนชั้นม.5/1 ของโรงเรียนแห่งหนึ่ง จำนวน 20 คน : คะแนนดิบ ที่ว่า ก็คือ "ข้อมูล"
หากเราต้องการทราบว่าแต่ละคนจะได้เกรดอะไรบ้าง ็ก็ต้องนำคะแนนดิบมาคำนวณหาเกรด
การคำนวณหาเกรด ก็คือ "การประมวลผล"
เกรดที่ได้ ก็คือ "สารสนเทศ"
ข้อมูล อาจจะยังเอาไปใช้ประโยชน์ไม่ได้ แต่...
สารสนเทศ สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ เช่น ใช้ในการตัดสินใจ ใช้ในการวางแผน เป็นต้น